Vad är det som egentligen gäller? Och kan jag kasta papper som jag har skannat in?
Grundregeln är att allt räkenskapsmaterial måste sparas, dvs arkiveras, i minst sju år. Detta i det format underlaget hade när företaget mottog den. Får företaget exempelvis en leverantörsfaktura eller ett kvitto på papper så utgör det pappret originalet som ska sparas, likasåväl som en elektronisk handling ska arkiveras elektroniskt. Exempel på sistnämnda är e-faktura eller en pdf-faktura.
Eftersom det är formatet vid mottagandet som styr vad som definieras som original, därmed krav på arkivering, går det inte att skanna in pappersfakturor för att sedan slänga originalpappret. Utifrån samma princip får företaget heller inte skriva ut elektroniska fakturor och därefter enbart arkivera dem på papper – de måste arkiveras digitalt då utskriften då beaktas som en kopia.
Det finns dock ett undantag; Väljer ni att skanna in originalet säger bokföringslagen att ni bara behöver arkivera pappersfakturan (originalet) i tre år och den inskannade kopian i sju år.
Här kommer några praktiska tips!
Leverantörsfakturor
Får du en pappersfaktura och skannar in den så kan du kasta pappersfakturan från och med år 4. Får du en faktura via e-post eller som en e-faktura behöver du inte skriva ut fakturan på papper utan kan spara den i sitt originalformat, det vill säga digitalt.
Kvitton
Idag finns det appar där du kan fotografera kvitton och spara dem elektroniskt, men även där måste originalkvittot sparas i minst 3 år. Detta gäller oavsett om du betalar med företagskort eller gör ett privat utlägg för företagets räkning.
Kundfaktura
Bokföringslagen säger att all arkivering av räkenskapsinformation som företaget själva har upprättat ska vara i det format materialet fick när räkenskapsinformationen sammanställdes. Det betyder att man måste spara handlingarna i den form företaget väljer att presentera bokföringen i och inte i den form som kunden fick den.
Om företaget till exempel väljer att skapa kundfakturor digitalt i ett ekonomisystem, men skriver ut fakturan på papper för att skicka till kunden, räcker det att spara den digitala fakturan.
Vem är då ansvarig för arkiveringen?
Enskilda firmor
Här är det den fysiska person som är ansvarig för att räkenskapsinformationen bevaras.
Aktiebolag och handelsbolag
Vad gäller juridiska personer såsom aktiebolag och handelsbolag är det i grunden den juridiska personen som sådan som är ansvarig för arkiveringen av räkenskaperna. Den som bär det yttersta ansvaret är den eller de fysiska personer som är ansvariga för att bokföringsskyldigheten fullgörs, t.ex. vd, styrelsen eller den som faktiskt har hanterat arkiveringen.
Dela
