Att det går att förena tv-spel i världsklass med välgörenhet har European Speedrunner Assembly, ESA, visat flera gånger om. ESA har rötterna i Småland men anordnar livestreamade spelevent över hela världen. I samband med eventen samlar företaget in pengar till välgörenhet, exempelvis Rädda Barnen och Alzheimerfonden som fått ta emot sjusiffriga donationer. Utöver de digitala eventen driver företaget även Smålands Spelhall, en mötesplats för spelare som gillar retro arkadspel. 

ESA grundades 2011 och bolagiserades 2018. Under de två senaste åren har det hänt mycket och företaget har växt i både omsättning och antal medarbetare. Det har varit en stor volymökning och idag sker faktureringen till mottagare över hela världen. Ida Lidholt, som är ekonomi- och redovisningsansvarig, berättar att tidigare betalade hon fakturor via internetbanken precis som en privatperson och hade varje vecka stora högar med kvitton att hantera. Men i takt med att ESA växte blev det ohållbart.

– När vi gick över till Confido blev vår bokföring helt digital. Och med tanke på att vi är ett framåtsträvande företag med den digitala världen som vår arbetsplats är är det ju otänkbart att administrationen ska vara bakåtsträvande. Kombinationen Confido och Fortnox gör att jag lägger extremt mycket mindre tid på administration är tidigare. Bara det att varje medarbetare hanterar sina egna kvitton direkt i appen är en stor tidsvinst, konstaterar Ida.

Från åtta timmar till en halv
Idag sköter Confido redovisning, löner, bokslut och deklaration åt ESA. Confido har länge legat i framkant vad gäller digitalisering av bokföring och administration och samarbetet med ESA gör att de sporras ytterligare till att hitta nya metoder som förenklar det dagliga administrativa arbetet. Exempelvis kunde Ida före bytet till Confido lägga 8 timmar varje vecka på hantering av inköp och kvitton, idag löser hon det på en halvtimme. Johannes Åkesson, är digitaliseringsansvarig på Confido och även kundansvarig för ESA.

– Min roll för ESA är att se hur vi kan applicera tekniska lösningar på redovisningen. Jag fungerar som ett tekniskt bollplank och hjälper dem bland annat med integrationer som effektivisera verksamheten. Vårt mål är att de ska behöva lägga så lite tid som möjligt på administration, men ändå känna att de har kontroll på sin ekonomi, berättar Johannes.

Internationella utmaningar
ESA är ett företag med kunder över hela världen och behöver ta hänsyn till internationella lagar och regler. Ida berättar att hon lägger mycket tid på omvärldsbevakning för att hålla sig uppdaterad vad gäller exempelvis Brexit och det politiska läget i världen. 

– Vi är kanske ett lite annorlunda företag med många olika betallösningar och kunder över hela världen. Jag ber ofta Johannes kolla upp och tolka information åt mig. Hur gör jag om ett företag inte har IBAN eller hur fakturerar jag en kund i Ryssland? Vi brukar alltid hitta en lösning och fördelen med att vara digitala är att den lösningen sedan ligger kvar i systemet, säger Ida. 

Säkert och spårbart
Framöver siktar ESA på att utveckla sina event och rikta sig mot fler länder. För att lyckas med det krävs det bland annat att det administrativa arbetet löper på smidigt. Ju mer företaget växer desto viktigare är det även med säkerheten och att all bokföring är spårbar och uppföljningsbar, vilket det blir med Confido och Fortnox.

– Hade vi inte haft digital bokföring hade inte vår expansion varit möjligt. Det administrativa hade helt enkelt ätit upp all möjlig vinst och tid, avslutar Ida.

Just där den småländska barrskogen är som tätast växte en gång mängder av sågverk fram. Mer än ett sekel senare är skogen fortfarande en basnäring och i kontrollrummet sitter Sågtjänst i Syd AB. Inköpsföretaget i Växjö ser till att klingorna snurrar – effektivare och snabbare än någonsin tack vare Fortnox och konsulterna på Confido Redovisning AB.

Sågtjänst i Syd AB är ett medlemsägt företag där omkring 130 av landets sågverk är medlemmar. Företaget har en gemensam inköpsorganisation som erbjuder medlemmarna enkla och förmånliga inköp på sådant som behövs i produktionen. Verksamheten är omfattande och de fem medarbetarna omsätter tillsammans över 150 miljoner kronor. 

– Vi tar årligen emot cirka 20 000 leverantörsfakturor som vidarefaktureras till våra medlemmar. Tidigare hade vi ett mycket tungrott lokalt redovisningssystem och ägnade oerhört mycket tid åt manuell granskning och bokföring, berättar vd Ralf Ekbäck.

Grundläggande analys
Personalen insåg att sättet man arbetade på var ohållbart och ineffektivt. Man behövde snabbare och modernare lösningar. Då vände man sig till Confido Redovisning AB i Växjö. Tillsammans med konsulterna Johannes Åkesson och Peder Grip gjordes en djupgående analys av Sågtjänsts behov. Man tittade på rutiner, processer och arbetssätt. En sådan analys är grundläggande för att digitaliseringen inte ska bli för dess egen skull, och för att verktygen ska hjälpa till att effektivisera och ge bättre kontroll. 

– Vid systembytet var Confido här de första dagarna med tre, fyra personer. Det gick otroligt smidigt. Redan första dagen skickade vi över 100 fakturor. Det är fler än i det gamla systemet. Jag fick nästan gåshud så bra gick det, säger Ralf Ekbäck. 

Fördelar i vardagen
Joanna Gustafsson är en av de fem inköparna som dagligen arbetar i Fortnox digitala system. Hon är överraskad hur lätt och smidigt själva konverteringen gick och ser vilka stora fördelar det har inneburit i hennes arbetsvardag och för organisationen. 

– Tidigare var vi beroende av en person som skötte den administrativa hanteringen. Nu gör vi det själva med några knapptryck. Vi är inte alls lika sårbara. 

Hur mycket pengar och tid Sågtjänst har sparat på digitaliseringen har inte Ralf Ekbäck räknat på, men det rör sig om stora belopp. 

– Det har verkligen frigjort resurser. Vi har fått mycket mer utrymme att göra det vi ska. Nu kan vi jobba mer affärsdrivande och hinner ta tag i sådant som inte blev gjort tidigare när det interna pappersjobbet tyngde oss. 

Dagsaktuella siffror
I dag hanteras all Sågtjänsts löpande redovisning, fakturor, leverantörsfakturor, löner och bokslut i samarbete med Confido. Informationen i Fortnox är dagsfärsk. Uppföljning, budgetplanering och kassaflöden är hela tiden aktuella och åtkomliga, vilket inte minst visat sig värdefullt när man är ute hos medlemmar och snabbt behöver komma åt uppgifter. 

– Vi är verkligen nöjda med Confido som resurs och bollplank, och med Fortnox som leverantör. Vi är ett helt annat företag nu, effektivare, bättre och roligare att jobba på, säger Ralf Ekbäck.

I en sekelskiftesvåning i centrala Växjö har design- och kommunikationsbyrån Well Hello sitt kontor. Här ägnar de dagarna åt alltifrån webbdesign och varumärkesstrategi till grafisk design och copy.

Grundarna, Martina Bengtsson och Daniel Liljeblad, hade vid starten 2013 arbetat många år i reklambranschen men hade däremot ingen erfarenhet av företagsekonomi.

– När vi startade Well Hello var det viktigt för oss att lära oss från grunden hur bokföring och redovisning funkar. Det bästa sättet att lära sig är att testa själv och upptäcka hur allt hänger ihop! På så sätt fick vi en bra grund att stå på, och det har vi stor nytta av idag, berättar Martina Bengtsson.

Well Hello hittade tidigt en ekonomisk samarbetspartner i Confido som under flera år stöttat dem med goda råd och hjälp där det behövs. I takt med att företaget har vuxit har man valt att ta hjälp med fler tjänster från Confido. Exempelvis sköts löneadministrationen av Confido, något Martina Bengtsson tycker är skönt att kunna lämna över ansvaret för. 

– Confido har ju utbildade lönekonsulter som är proffs på allt som har med lön- och personalfrågor att göra. Då slipper vi hålla oss uppdaterade på alla lagar och regler och kan känna oss trygga i att allt blir rätt.

Mer rådgivning och mindre administration
Tillsammans har Well Hello och Confido arbetat fram ett effektivt flöde som passar båda parter. Det gemensamma verktyget är Fortnox och så mycket som möjligt av den löpande redovisningen har automatiserats.

I stället handlar den mesta kontakten om frågor som rör bolaget i stort och i samband med årsbokslutet brukar det bli några extra tillfällen att träffas för att gå igenom eventuella frågor. Tack vare att Confido följt Well Hello under flera år är de insatta i verksamheten och kan därför ge värdefulla råd utifrån företagets situation. Men ibland är de de små frågorna som är mest betydelsefulla. 

– Det är tryggt att veta att jag kan ringa Carina när jag vill och be henne dubbelkolla något i bokföringen som jag är osäker på. Hon vet alltid hur jag ska göra, säger Martina Bengtsson. Vi gillar att jobba med proffs helt enkelt!