Vi är jätteglada att få presentera våra nya medarbetare Sara, Jonna och Caroline som ska bli en del av vårt fantastiska team.

Sara Johansson är en engagerad medarbetare som hjälper våra kunder med den löpande redovisningen. Sara har en kandidatexamen i företagsekonomi och erfarenhet av kundservice. Hon har tidigare jobbat på Fortnox där hon hjälpte både företagare och redovisningskonsulter att arbeta effektivt och digitalt i programmet.

Jonna Ederfors är lönekonsult med bakgrund som lärare. Hon har ett stort intresse för relations- och värdeskapande samt förbättringsarbete gällande kundens behov. Jonna hjälper våra kunder med hela löneprocessen och ger råd efter förutsättningar och behov. Jonna gjorde sin praktik hos oss under hösten och det är med glädje som vi har kunnat erbjuda henne en anställning.

Caroline Jönsson studerar till redovisningskonsult på KYH och gör sin sista praktik hos oss. Caroline har ett stort intresse för siffror och ekonomi, och detta tillsammans med hennes erfarenhet från kundservice och försäljning gör henne till en stor tillgång för oss.

Alla tre kommer så klart att jobba med det viktigaste vi har, nämligen våra kunder. Hos oss är relationen med kunderna det vi brinner för mest!

Vill ni träffa Sara, Jonna eller Caroline är ni varmt välkomna att hälsa på!

Hur mycket tid lägger du på fakturering? Har du koll på obetalda och förfallna fakturor och får ni ut fakturorna snabbt efter leverans?

Att ha bra rutiner kring faktureringen kan göra stor skillnad på bolagets likviditet. Att se till att man får ut fakturan snabbt och effektivt efter att varan eller tjänsten är levererad och att man får betalt i rätt tid är saker man som företagare bör jobba aktivt med.

Här kommer några tips!

• Använd ett molnbaserat faktureringsprogram så att du kan fakturera var du än är. Hemma, på jobbet, i sommarstugan. Du väljer själv. Det viktigaste är att du får ut fakturan snabbt efter leverans.
• Skicka fakturan till din kund digitalt, via e-faktura eller mejl, och gör det direkt från ditt faktureringsprogram. Det sparar både tid och pengar – och är snällare för miljön.
• Se till att ditt faktureringsprogram är kopplat till bokföringen. Antingen genom en integration eller om det är i ett och samma program. Detta tar bort eventuellt dubbelarbete.
• Ha en bankkoppling mellan din bank och ditt bokföringsprogram. När banken tagit emot en betalning från din kund, skickas information om detta över till ditt program. Inbetalningen kan sedan matchas mot rätt kundfaktura, och du slipper den manuella hanteringen med vem som har betalat vad. På så sätt har du varje dag koll på vilka kundfakturor som är betalda eller obetalda.
• Det är inte ditt ansvar att se till att kunden betalar i tid. Ditt ansvar är att kunden är nöjd med leveransen och att fakturan är rätt utställd. Se därför till att du har bra rutiner kring påminnelser.

Kan du fakturera snabbare så kan kunden betala tidigare och bolagets likviditet blir bättre!

Vill du veta mer om hur du kan effektivisera din faktureringsprocess, skicka ett mejl till din kontaktperson på Confido eller till hej@confidoab.se.

Äntligen är julen runt knuten, och du som företagare har kanske tänkt anordna en julfest eller ge dina anställda en julklapp? Då finns det några saker som kan vara bra att ha koll på gällande avdragsregler. Här har vi listat fyra bra tips!

1. Ge dina anställda en julklapp
Du kan ge en julgåva till dina anställda till ett värde på max 500 kr inklusive moms.
Om du håller dig inom den här beloppsgränsen får ditt företag lyfta momsen och dra av kostnaden för julklappen – och för den anställde är det skattefritt! 

Tänk på att i år så kan du kombinera den skattefria coronagåvan på max 2000 kr inklusive moms med julgåvan. Det innebär att det sammanlagda värdet inte får överstiga 2500 kr inklusive moms.

PS. Även om du är ensam i ditt aktiebolag så kan du ge dig själv en julklapp!

2. Bjud en kund på lunch
Kostar lunchen max 300 kr per person så får du dra av momsen, men sedan några år tillbaka ska själva kostnaden bokföras som en ej avdragsgill kostnad. Samma regler gäller även vid intern representation, dvs. mot de anställda.

3. Ha julfest med dina anställda
Har du en julfest eller en jullunch för dina anställda så är avdragsreglerna begränsade. Själva måltidskostnaden är inte avdragsgill men däremot får du även här dra momsen på ett underlag av högst 300 kr per person. Avdrag för kringkostnader, t ex teaterbesök, hockeymatch eller annan underhållning kan göras med max 180 kr exklusive moms per person.

4. Skicka en julgåva till din kund
Ska du skicka en julklapp eller julblomma till en kund är detta inte avdragsgillt. Det kan dock vara avdragsgillt om ni samtidigt har affärsförhandlingar, och då med max 300 kr per person exklusive moms. Ger du däremot en reklamgåva till ett mindre värde kan du få avdrag för hela kostnaden.

Genom att ge dina anställda bra verktyg för sin tidrapportering frigörs tid både för de anställda och för dig själv.

Idag finns det många enkla och prisvärda program där de anställda snabbt och smidigt, via app eller webb, kan registrera sin frånvaro, övertid och semester. Därmed kan de också själva hämta information, som t ex flex- och komptid eller semester, samt enkelt få tillgång till sina lönebesked.

Risken för felaktigt inmatade värden minimeras då närvaro och frånvaro registreras direkt i systemet. Man slipper också det tidskrävande och manuella jobbet med olika exceldokument, mejl eller handskrivna underlag.

En till fördel är att de anställda får möjlighet att själva hitta svar på eventuella frågor genom att de kan granska sin egen tidsregistrering. Det underlättar dessutom när de behöver ta fram underlag till myndigheter, som t ex Försäkringskassan.

Tre anledningar till att använda digital tidrapportering

• Registrera din tid direkt, var du än befinner dig. Genom att använda molnbaserade tjänster finns möjlighet att tidrapportera löpande oavsett om du är hos kund, hemma eller på jobbet.
• Gör löneunderlaget rätt från början. Att manuellt föra över information från excel, mejl eller papper tar både tid och riskerar fel.
• Frigör tid för alla involverade, dvs både den som ska rapportera, attestera eller den som skapar lönebeskeden. Få tid över till roligare och mer värdebaserade arbetsuppgifter.

”Extremt lätt och bra system för tidrapportering samt för attest. Enkelt att stämma av registrerade avvikelser och väldigt smidigt att använda.”

– Ralf Ekbäck, Sågtjänst i Syd AB.

Vill du ha hjälp med att komma igång?

Hör av dig till din kontaktperson på Confido, eller skicka ett mejl till hej@confidoab.se så hjälper vi dig igång. Ett tips är att vi börjar med någon enstaka anställda, utvärderar, och sen kör igång med alla anställda.

Förenklat kan det anses vara en plan för framtiden. Syftet kan vara att göra en prognos över kommande årsintäkter och kostnader, för att sedan kunna följa löpande hur resultatet faktiskt ligger till samt styra utvecklingen därefter.

Fördelarna med att göra en budget är många. Du kan planera verksamheten bättre och får en bättre uppfattning om hur du faktiskt ligger till. Har ditt företag anställda så kan det också var ett sätt att visa hur företaget går jämfört med uppsatta mål – och på så sätt skapa delaktighet och engagemang kring företagets siffror.

Resultatbudget

En resultatbudget hjälper dig att planera långsiktigt. Gör en enkel beräkning av kommande intäkter och kostnader, för att få en bild av resultatet för ditt kommande år. På så sätt kan du lättare säkerställa ett positivt resultat.

Det svåraste kan vara att räkna ut hur försäljningen, alltså intäkterna, kommer att se ut. Men har du drivit ditt företag i några år kan du jämföra med förra året eller de senaste 12 månaderna och sedan sätta ett mål baserat på det.

När det kommer till kostnaderna har du förmodligen redan bra koll på de som är återkommande och fasta. De rörliga kostnaderna är enklare att uppskatta efter att budgeterade intäkter är fastställda. När du gjort din resultatbudget har du ett stöd för att uppnå nya ekonomiska mål i ditt företag.

Likviditetsbudget

En likviditetsbudget är en uppställning över kommande in- och utbetalningar, och visar på företagets kortsiktiga förmåga att betala t ex leverantörer, skatter, löner, lån och räntor.

Har du en verksamhet som har större säsongsvariationer eller en viss osäkerhet gällande pengar in i bolaget, så kan det vara bra att ha ett stöd för att undvika onödiga överraskningar gällande in- och utbetalningar i företaget. Ett bra resultat behöver inte innebära att likviditeten är god.

Likviditetsbudgeten utgår från vad du har på bankkontot idag och hur mycket pengar man planerar att betala ut respektive som ska komma in under samma period.

Vill du ha hjälp med att börja arbeta med budget?

Hör av dig till din kontaktperson på Confido så bokar vi en tid för att ta fram en budget åt ditt företag. Vi använder oss av webbaserade verktyg som gör det enkelt att tillsammans arbeta fram din budget. Dessutom går systemet att koppla ihop med ditt redovisningssystem, så att vi löpande kan stämma av ditt utfall mot din budget – och på så sätt följa de uppsatta målen.

Och glöm inte att fira när du når dina mål!

Du kan nu titulera dig auktoriserad redovisningskonsult!

Magnus Björkmarker har precis klarat examen för att bli auktoriserad redovisningskonsult. Vi passade på att gratulera och ställa några frågor om hur det känns så här dagarna efter att han fått auktoriseringen.

Vad innebär det att bli auktoriserad redovisningskonsult?
Det är en kvalitets- och kunskapstämpel som visar att jag har rätt utbildning, följer de riktlinjer som
branschorganisationen FAR kräver och att jag håller mig uppdaterad.

Varför ville du bli auktoriserad?
Jag har jobbat i branschen sedan 2013 och nu kände jag mig mogen att ta nästa steg! För mig är
kunskap viktigt och jag gillar att plugga så det var både roligt och utmanande att skriva tentamen.

Vad krävs för att bli auktoriserad?
Först måste man ansöka om att få skriva en tentamen som består av en teoretisk och en praktisk del.
För att bli godkänd till att skriva provet behöver man uppfylla vissa krav som handlar om utbildning,
erfarenhet och så vidare. Jag kvalificerade mig till att skriva tentamen eftersom jag har en akademisk
examen på mer än 180 högskolepoäng, jag har arbetat på en redovisnings- eller revisionsbyrå och
har minst tre års praktik som extern redovisningskonsult. Utöver det behöver man också visa att man
gått vissa nödvändiga kurser som FAR anordnar.
Själva provet gick faktiskt väldigt bra. Eftersom frågorna handlade om redovisning, var det ungefär
som en vanlig dag på jobbet och de utmaningar vi ställs för hela tiden!

Vad är värdet för våra kunder, för dig och för Confido?
För mig själv personligen känns det bra att ha på pränt att jag har vad som krävs. Det stärker
självförtroendet! För våra kunder blir det ett bevis på kvalitet och att de kan känna sig trygga när de
låter oss sköta redovisningen. För Confidos del ger det ytterligare en tyngd till vårt erbjudande.

Varför valde du att börja jobba på Confido och vad skulle du vilja säga till någon som funderar på
att börja jobba här?
Det bästa med Confido är mina underbara kollegor. Vi har väldigt roligt ihop! Jag gillar att arbeta på
ett mindre företag och komma nära våra kunder. Här fungerar jag som ett bollplank och är väldigt
involverad i kundernas utmaningar. Ingen dag är den andra lik och jag lär mig hela tiden nya saker när
nya problem måste lösas!

Vad händer nu?
Vi fortsätter att arbeta framåtdrivande och proaktivt med våra befintliga och nya kunder och givetvis
fortsätter vi ha roligt på jobbet!

Vad är det som egentligen gäller? Och kan jag kasta papper som jag har skannat in?

Grundregeln är att allt räkenskapsmaterial måste sparas, dvs arkiveras, i minst sju år. Detta i det format underlaget hade när företaget mottog den. Får företaget exempelvis en leverantörsfaktura eller ett kvitto på papper så utgör det pappret originalet som ska sparas, likasåväl som en elektronisk handling ska arkiveras elektroniskt. Exempel på sistnämnda är e-faktura eller en pdf-faktura. 

Eftersom det är formatet vid mottagandet som styr vad som definieras som original, därmed krav på arkivering, går det inte att skanna in pappersfakturor för att sedan slänga originalpappret. Utifrån samma princip får företaget heller inte skriva ut elektroniska fakturor och därefter enbart arkivera dem på papper – de måste arkiveras digitalt då utskriften då beaktas som en kopia. 

Det finns dock ett undantag; Väljer ni att skanna in originalet säger bokföringslagen att ni bara behöver arkivera pappersfakturan (originalet) i tre år och den inskannade kopian i sju år. 

Här kommer några praktiska tips!

Leverantörsfakturor
Får du en pappersfaktura och skannar in den så kan du kasta pappersfakturan från och med år 4. Får du en faktura via e-post eller som en e-faktura behöver du inte skriva ut fakturan på papper utan kan spara den i sitt originalformat, det vill säga digitalt.

Kvitton
Idag finns det appar där du kan fotografera kvitton och spara dem elektroniskt, men även där måste originalkvittot sparas i minst 3 år. Detta gäller oavsett om du betalar med företagskort eller gör ett privat utlägg för företagets räkning. 

Kundfaktura
Bokföringslagen säger att all arkivering av räkenskapsinformation som företaget själva har upprättat ska vara i det format materialet fick när räkenskapsinformationen sammanställdes. Det betyder att man måste spara handlingarna i den form företaget väljer att presentera bokföringen i och inte i den form som kunden fick den.

Om företaget till exempel väljer att skapa kundfakturor digitalt i ett ekonomisystem, men skriver ut fakturan på papper för att skicka till kunden, räcker det att spara den digitala fakturan.

Vem är då ansvarig för arkiveringen?

Enskilda firmor
Här är det den fysiska person som är ansvarig för att räkenskapsinformationen bevaras.

Aktiebolag och handelsbolag
Vad gäller juridiska personer såsom aktiebolag och handelsbolag är det i grunden den juridiska personen som sådan som är ansvarig för arkiveringen av räkenskaperna. Den som bär det yttersta ansvaret är den eller de fysiska personer som är ansvariga för att bokföringsskyldigheten fullgörs, t.ex. vd, styrelsen eller den som faktiskt har hanterat arkiveringen.

Lönehantering kan vara både tidskrävande och svårt. Det finns en djungel av regler kring semester, VAB, föräldraledighet och annan frånvaro. för att inte tala om alla frågeställningar och regler kring kollektivavtal, lagar och myndighetskrav.

Det är också vanligt att det är endast en administratör som hanterar företagets löner. Det gör att man blir extra sårbar vid semester, sjukdom eller när någon slutar.

Genom att ta hjälp av oss, kan du släppa all oro över att något blir fel. Vi ser till att sätta upp moderna lösningar, med exempelvis digital tidsrapportering, som gör lönearbetet mer effektivt. Vi förbereder filöverföring till banken och fixar myndighetsrapporteringen. Allt för att det ska bli så smidigt som möjligt.

Du kan se oss som din förlängda personalavdelning, med utbildade lönekonsulter som dessutom gärna
kan agera bollplank i olika personalfrågor.

Vi har tagit fram frågor som du kan svara på för att få koll på hur säker din löneprocess är. Exempelvis är löneprocessen kvalitetssäkrad, digital och har ni backup? Vi beskriver också hur vi jobbar på Confido.
Du hittar folder och frågorna här >>

Du som arbetsgivare kan även under 2021 ge dina anställda skattefria så kallade coronagåvor. För år 2020 var värdet 1000 kronor. För inkomstår 2021 är det nu en höjning till 2000 kronor.

Många arbetsgivare har fortsatt efterfrågat efter sätt att visa sin uppskattning för sina medarbetare samtidigt som man från politiskt håll vill gynna det lokala näringslivet. Coronogåva är ett exempel, andra sådana åtgärder är stödet för korttidsarbete, skattefri parkering vid arbetsplatsen och ersättning för sjuklönekostnad.

Vad är det då som gäller för Coronagåva?

• Under 2021 är det skattefria beloppet 2000 kr.
• Momsen på de skattefria gåvorna är avdragsgill i momsdeklarationen
• Om värdet av gåvan – eller gåvorna – överstiger 2 000 kr ska endast det överskjutande beloppet beskattas som en förmån; momsen på den skattepliktiga delen ingår då i den avdragsgilla personalkostnaden.
• Coronagåvorna kan komma de anställda till del genom att arbetsgivaren själv köper gåvorna eller kan de anställda själv köpa gåvorna och lämna in kvittona till arbetsgivaren som därefter ersätter de anställda för deras utlägg
• De skattefria coronagåvorna kan bestå av vad som helst utom pengar. Det kan alltså handla om varor och/eller tjänster; även presentkort funkar bra.
• Coronagåvorna kan även under 2021 kombineras med de skattefria julgåvorna. Det betyder att det sammanlagda värdet av den skattefria julgåvan kan uppgå till 2 500 kronor (2 000 + 500) i år.
  
  

Ps. Hur ser då reglerna ut när det gäller sommargåva? Det finns bara tre olika typer av gåvor som är skattefria för de anställda. Dessa är julgåvorna (värde högst 500 kronor inklusive moms), jubileumsgåvorna (endast företagets eget jubileum, till exempel 25-årsfirande; högst 1 500 kronor inklusive moms) och minnesgåvor (när den anställde exempelvis fyller 50 år eller slutar sin anställning; högst 15 000 kronor inklusive moms). Punkt slut!

Padel, styrketräning, massage eller golf? Friskvård på jobbet kan både öka de anställdas hälsa som att minska sjukskrivningarna – samtidigt som det gör företaget till en mer attraktiv arbetsgivare. Erbjuder ni någon form av friskvårdsbidrag till de anställda – påminn gärna då om att nyttja förmånen för det kan gynna er båda!

Men vad är det som egentligen gäller?

Vi har skrivit ner svaren på de vanligaste frågorna:

När är det skattefritt för de anställda och avdragsgillt för dig som arbetsgivare?

Jo, när erbjudandet riktar sig till hela personalen och motionen/friskvården är av ett mindre värde. Om detta är uppfyllt behöver företaget inte betala några arbetsgivaravgifter på den skattefria friskvården, och kostnaden blir avdragsgill för företaget

Hur mycket får man ge i friskvårdsbidrag?

Friskvårdsbidrag som arbetsgivaren ger till den anställda får vara max 5 000 kronor per år. Tänk på att om du som arbetsgivaren betalar ut ett högre friskvårdsbidrag än 5 000 kronor då ska den anställda beskattas för hela friskvårdsbidraget. Som arbetsgivare ersätter du den anställde i efterhand mot att du får in kvittot för friskvårdsaktiviteten.

Vad godkänns som friskvård?

Tänk på att det är kostnaden för själva aktiviteten som är skattefri. Vid hyra av utrustning separat kan friskvårdsbidraget bara användas för att bekosta aktiviteten, inte för att betala hyra av utrustning. Vilka aktiveter som är godkända som friskvårdsaktivitet finns listat på Skatteverkets hemsida, https://www.skatteverket.se/privat/skatter/arbeteochinkomst/formaner/personalvardmotionochfriskvard/friskvardsaktiviteterao.4.15532c7b1442f256baee714.html